L’importance de dater ses courriers en entreprise

Dater ses courriers en entreprise est d’une importance capitale, souvent mal comprise par les gérants et chefs d’entreprise. Si dans certaines activités, la date peut paraître un détail minime, elle est au contraire l’un des éléments fondamentaux de la gestion d’entreprise. Nous vous présentons ici quelques éléments permettant de comprendre l’importance de la date sur vos courriers et colis en entreprise.

Dater ses courriers pour mieux s’organiser

Il n’est pas toujours facile de savoir la date exacte à laquelle est arrivé un courrier ou un pli au sein de l’entreprise qui en est destinataire. Face à une charge de travail importante, nous avons parfois tendance à procrastiner et à mettre de côté les tâches qui nous paraissent les plus fastidieuses. Or, tout courrier ou document remis en main propre à une entreprise doit être traité le plus rapidement possible. Aussi, il est nécessaire de dater très précisément ces derniers afin de pouvoir adapter en fonction le délai de réponse. De la sorte, les plis les plus anciens pourront être traités en priorité.

Demander aux agents d’accueil et de secrétariat de dater les courriers reçus avec un tampon encreur professionnel permet à l’entreprise d’avoir une preuve de la date de réception des correspondances adressées à l’entreprise. En effet, bien que cette méthode ne donne pas de valeur juridique aux documents reçus (il ne s’agit pas là d’un horodatage, ou bien d’une prise de date effectuée par un officier public), la mise en place de ce process vous permettra toutefois d’avoir une preuve face à vos clients et partenaires. Si un client dépose par exemple son dossier en retard à l’entreprise, il sera difficile pour lui de démontrer que la date de réception apposée sur le document n’est pas la bonne.

Dater ses courriers avec des mentions de réserve

Le second avantage, venu tout droit de la pratique, concerne les colis et stocks pour votre entreprise. En effet, lors de la livraison d’un colis ou d’un stock, l’habitude a été prise de dater le bordereau de livraison et de signer ce dernier. Si certains responsables continuent de noter la mention « sous réserve de déballage », d’autres oublient de le faire, la plupart du temps faute de temps.

La mise en place d’un process de datage, par exemple au moyen d’un tampon encreur, permet de surpasser ce problème. En effet, il est possible d’ajouter un texte à la date du jour, et donc la mention de réserve pourrait être apposée sur le bordereau de livraison de manière systématique. En ce sens, le tampon dateur vous permet de protéger juridiquement votre entreprise en cas de problème apparaissant au déballage.

Les fonctions du tampon dateur en comptabilité

Parmi les différentes utilisations envisageables d’un tampon dateur, c’est probablement en comptabilité que les besoins se font le plus ressentir. En effet, la date de réception des factures a une importance capitale pour une entreprise. En effet, le délai légal de paiement commence à courir à compter de la réception de la facture.

En droit français, le délai classique de paiement d’une facture est de 30 jours à compter du lendemain de la date de réception de cette dernière par l’entreprise débitrice. Il est possible, d’un commun accord entre créancier et débiteur, de réduire cette date (jusqu’au paiement immédiat), ainsi que de l’allonger sans toutefois pouvoir dépasser 60 jours, ou 45 jours fins de mois.

Ainsi, le datage des pièces comptables est essentiel, car il permet de savoir à quelle date exactement il faudra payer le créancier. Sans cette fonction de datage, la régularité de la comptabilité de l’entreprise est donc compromise, ce qui explique que toutes les sociétés possèdent ce type de tampon dateur dans leurs locaux. Le tampon évite ainsi des poursuites inutiles pour défaut de paiement.

Tampon dateur : quelle preuve pour votre entreprise ?

Face à toutes ces utilisations du tampon dateur en entreprise se pose la question de la valeur légale de cette mention de la date. En effet, si on se dit clairement qu’il est possible que la personne qui pose le tampon en change la date, on se rend immédiatement compte qu’il serait possible de créer facilement des faux.

La remarque est tout à fait vraie. En réalité, la date présente sur le document d’une entreprise n’est pas un acte juridique. Elle représente une situation de fait. Elle est un moyen de preuve qui serait versé au dossier à l’attention d’une juridiction en cas de litige. Cependant, cette preuve pourrait être renversée par le créancier s’il peut prouver que la date apposée par le tampon est fausse ou inexacte.

Ainsi, les entreprises ne devraient pas se tourner vers un tampon dateur pour régulariser des situations dans lesquelles elles ont fait preuve d’une mauvaise gestion, car la démonstration d’une preuve contraire par le créancier de la société pourrait lui causer un lourd préjudice économique. En réalité, il faut voir dans les tampons encreurs une opportunité de gagner du temps lors de la réception des documents, courriers et colis, sans jamais y voir une opportunité de trafiquer une situation de fait.

L’importance de dater ses courriers en entreprise

Au-delà de la praticité apportée par un tampon encreur dans une entreprise, il faut souligner que la grande majorité des professionnels a aujourd’hui recours à ce type d’accessoire dans leurs entreprises. Aussi, un commerçant ou une entreprise de service qui ne l’utilise pas, partira avec un temps de retard sur ses concurrents. Les partenaires de l’entreprise, habitués aux process impliquant un tampon dateur, pourraient être perturbés lorsqu’ils traitent avec une entreprise qui n’en utilise pas, et oublier de dater des documents essentiels.

De même, le personnel d’accueil, de gestion de ressources humaines, de comptabilité, perdra un temps précieux s’il faut dater à la main l’ensemble des documents reçus dans le cadre de leur travail. Le tampon encreur s’impose alors comme une évidence, à la fois dans les grandes entreprises et dans les petites structures. Il est ainsi à la fois un outil pratique, et un outil de gestion indispensable à la bonne tenue de l’activité.