Quels sont les avantages d’un logiciel ERP ?

Vous êtes une PME ou une entreprise de plus grande envergure et vous souhaitez connaître les moyens qui vous aideraient à maîtriser facilement les différents aspects de votre entreprise ? Utilisez un logiciel ERP, une solution qui vous permet d’unifier l’ensemble du système d’information de votre structure. Voyons les avantages d’utiliser cet outil en appréhendant comment il va vous faciliter la vie !

Ce qu’est un logiciel ERP

Désignée sous le sigle E. R. P. ou Enterprise Ressource Planning, cette solution permet d’intégrer globalement autour d’une base de données unique les différentes composantes fonctionnelles du système d’information d’une entreprise. Cela veut dire, regrouper en une sorte de Big data ses différents pôles tels qu’achats, ventes, stocks et autres. Le but est de faciliter leur gestion respective sans risquer de commettre des erreurs de saisie ou donner à un tiers malveillant l’occasion de falsifier les écritures, etc. Ainsi, managers comme collaborateurs doivent s’y adapter, car les méthodes de travail, les différents process et les responsabilités de chacun en seront tous bouleversés.

Comme il existe pourtant divers types de logiciels ERP suivant les besoins de chaque structure, il peut vous être difficile d’en choisir le bon. Aussi, découvrez tous les logiciels ERP et vous opterez ensuite pour celui qui vous semble le plus adéquat pour vos affaires.

ERP

Ce qui distingue un ERP d’un PGI

Concrètement, il n’y a aucune différence entre un logiciel ERP et un autre PGI si ce ne sont leurs appellations. L’ERP vient en effet du pays de l’Oncle Sam, la raison de le désigner par son acronyme anglophone. En français, on le désigne autrement, par P. G. I ou Prologiciel de Gestion intégrée ou plus clairement logiciel de planification des ressources de l’entreprise. Il traite ainsi les différents pôles de l’entreprise que sont la gestion des achats, celles des stocks, des ventes, de la production, etc.

Le fonctionnement d’un ERP

Un logiciel ERP centralise donc la base de données de l’entreprise. Ainsi, dès qu’une opération, de quelle nature que ce soit, a été effectuée et qu’un responsable y fait entrer une donnée ou en modifie une autre, cela se répercute sur tous les autres modules. En d’autres termes, quand une vente a été réalisée, les modules de gestion des ventes, celui des stocks, de la production, de chiffre d’affaires réalisé et autres sont automatiquement changés. Ainsi, la mise à jour de cette base de données engendre des modifications dans toute la structure de l’entreprise. De ce fait, si un commercial entre une vente sur son terminal de connexion, que ce soit mobile ou fixe, l’ERP va instantanément appliquer celle-ci sur le stock. L’outil va faire de même sur le journal des ventes, le grand livre de la comptabilité, le compte des résultats et ainsi de suite.

Les raisons d’utiliser un ERP

L’une des raisons principales de la mise en place d’un PGI ou ERP dans votre entreprise est donc de pouvoir améliorer sa performance globale. Auparavant, il n’en était pas ainsi, les données étaient entrées de manière manuelle, et ce par les différents services. Il y avait des pertes significatives en temps de travail vu que la même donnée devaient être entrées par les différents collaborateurs, cela faisait aussi apparaître des erreurs de saisie, dont la duplication des données. Des informations peuvent aussi être perdues à cause des bugs informatiques ou des erreurs humaines. Ne parlons pas des falsifications de données qui sont présentes dans n’importe quelle structure. Ainsi, pour éviter ces erreurs, les entreprises de grande envergure font souvent appel à des contrôleurs de gestion pour s’assurer de l’exactitude de leurs informations. Cela augmente ainsi les pertes de temps et de rentabilité.

Grâce à l’ERP, vous pouvez optimiser tous ces processus, diminuer le temps de gestion de vos données d’entreprise et les centraliser en un seul point. Seuls les utilisateurs qui sont autorisés à y accéder peuvent y apporter des modifications prouvées.

Des avantages en matière de centralisation

Le principal avantage d’usage d’un logiciel ERP se trouve donc dans sa capacité à centraliser toutes les informations de l’entreprise. En effet, une plateforme unique gère ces informations et y ont accès tous les membres de l’organisation à condition qu’ils y jouent des rôles prépondérants. Finis les risques de répétitions d’informations entre les différents pôles. Il en est de même pour les restitutions d’informations différentes entre les multiples services de la société. Celles-ci constituent en effet les origines majeures de nombreuses erreurs quotidiennes dans l’entreprise.

Grâce au partage d’informations, les pôles métiers peuvent aussi coordonner de la meilleure manière qui soit leurs actions afin d’être plus efficaces et logiques. Cette centralisation étant propice à une meilleure traçabilité des données, l’enseigne peut profiter d’une meilleure communication interne, et ce, afin de faciliter la prise rapide des décisions. Elle arrive ainsi à augmenter sa production vu que les fonctions clés y sont aussi gérées de manière optimale.

Des avantages en termes de fonctions clés

Par fonctions clés, on entend les ventes, les stocks, la comptabilité, les achats, le CRM… toutes ses fonctions sont prises en compte dans le logiciel ERP. Accédant toutes aux mêmes données, elles arrivent à mieux coordonner leurs services, ce qui optimise la gestion des processus dont les flux économiques et financiers. S’en suivent un meilleur suivi des commandes et une meilleure gestion des entrées et sorties des stocks. Il en est de même pour l’envoi à temps des factures et leur recouvrement, des problèmes que l’entreprise peut désormais éviter afin de développer encore plus son chiffre d’affaires…

Avantageux pour les multinationales

Si l’usage de logiciels ERP convient ainsi à toute taille d’entreprise, il est plus que jamais conseillé aux organisations et firmes multinationales. En effet, c’est un excellent outil de gestion multilingue et multidevise, car pouvant très bien s’adapter aux contextes internationaux. Que l’entreprise dispose ainsi de nombreuses filiales éparpillées un peu partout dans le monde, ce logiciel lui permet de centraliser le tout dans une unique base de données. Cela est valable tant pour la gestion des ressources humaines que pour celle de leurs fonctions clés respectives. Dans tous les cas, son usage permet de donner un nouveau souffle à ses affaires.